Over beter inzicht met een financieel dashboard

Spreadsheets

Financieel inzicht in je bedrijf kun je op verschillende manieren organiseren. Veel bedrijven proberen inzicht te verkrijgen met ingewikkelde spreadsheets waar alleen een ervaren financial de weg in weet.

Eens per maand worden de spreadsheets in een presentatie geplakt met toelichting en dat is dan de maandelijkse management rapportage. Naast spreadsheets kan een bedrijf gebruik maken van tekstuele rapportages, scorecards, visuele analyses. Dit alles is veel handwerk, enorm foutgevoelig en de data is minimaal een week oud.

Voor een klein bedrijf of bedrijven in een stabiele omgeving is deze manier van rapporteren prima. Voor een scale-up, of in een situatie waar snel op veranderingen moet worden ingespeeld, zijn dashboards beter.

Wat is een dashboard

Men zegt wel: ‘één plaatje zegt meer dan duizend woorden’, in lijn hiermee kun je stellen dat ‘één dashboard meer zegt dan duizend spreadsheets’. De kracht van een dashboard zit namelijk in de visuele presentatie en de beperking tot die informatie die er echt toe doet.

Onder een dashboard wordt verstaan: ‘een real time visuele weergave van informatie nodig om beslissingen te kunnen nemen op één pagina’.

Vergelijk het met een dashboard van een auto. In een oogopslag wil je kunnen zien wat je snelheid is, het toerental, brandstofniveau, vaak ook nog aangevuld met de belangrijkste informatie van de navigatie: over hoeveel meter moet ik afslaan?

Kenmerken van een dashboard zijn:

• Het toont de belangrijkste informatie die nodig is om beslissingen te nemen. Filteren en drill-down kan een optie zijn, maar is niet in eerste instantie nodig.
• De informatie is gevisualiseerd in grafieken, tabellen en scores.
• Alle visualisaties staan op één pagina, er hoeft niet gescrolled te worden. Additionele pagina’s gaan over andere onderwerpen of zijn verdiepingen.
• Het dashboard heeft een automatische link met de onderliggende systemen en wordt real-time bijgewerkt.

Financieel dashboard

Het is belangrijk om een goede analyse te maken van welke informatie een dashboard moet bevatten. Immers, je gaat je toekomstige beslissingen nemen op basis van deze informatie. Startpunt is de huidige management rapportage. Door de combinatie van systemen, kunnen er ook nieuwe inzichten ontstaan die je in een dashboard wil opnemen. Met de geformuleerde informatie eisen maak je het eerste dashboard. Zodra dit dashboard gebruikt wordt, zijn er veelal een aantal updates nodig totdat het dashboard aan de wensen voldoet.

Er zijn vele soorten financiële dashboards. Welke dashboard je het beste kunt inzetten, hangt mede af van de typologie van een bedrijf: bijvoorbeeld SaaS, consultancy of handel. Vijf belangrijke dashboards voor scale-ups staan hieronder beschreven:

Financieel dashboard

Het is belangrijk om een goede analyse te maken van welke informatie een dashboard moet bevatten. Immers, je gaat je toekomstige beslissingen nemen op basis van deze informatie. Startpunt is de huidige management rapportage. Door de combinatie van systemen, kunnen er ook nieuwe inzichten ontstaan die je in een dashboard wil opnemen. Met de geformuleerde informatie eisen maak je het eerste dashboard. Zodra dit dashboard gebruikt wordt, zijn er veelal een aantal updates nodig totdat het dashboard aan de wensen voldoet.

Er zijn vele soorten financiële dashboards. Welke dashboard je het beste kunt inzetten, hangt mede af van de typologie van een bedrijf: bijvoorbeeld SaaS, consultancy of handel. Vijf belangrijke dashboards voor scale-ups staan hieronder beschreven:

A) Financials geeft o.a. inzicht in de verlies & winstrekening, running forecast, balans en cashflow en gerelateerde KPI’s, in vergelijking met budget en vorige periodes.

B) Sales Pipeline geeft o.a. inzicht in de win/loss ratio, targets en de gewogen omzet verwachting.

C) Projects & Hours geeft o.a. inzicht in het resultaat (omzet en marge) per project en inzicht in uren medewerkers (declarabiliteit).

D) SaaS/Platform metrics geeft o.a. inzicht in KPI’s zoals MRR, CLTV, en CAC en in cohort analyses.

E) R&D Projects geeft o.a. inzicht in investering, looptijd en ROI.

Voor wie is een dashboard?

Een dashboard is niet alleen bedoeld voor de leiding, maar kan op vele plekken in de organisatie worden ingezet. Bijvoorbeeld een dashboard van de sales pipeline, won en lost deals ten opzichte van de targets, welke wordt gebruikt in de wekelijkse sales meeting. Of meer als operationele toepassing: een scherm op de afdeling klachtenbehandeling met aantal klachten, de behandeltijd en de score (feedback klant) in vergelijking met een target en vorige week.

Hoe maak je een dashboard

Een dashboard wordt gemaakt met business intelligence (BI) software zoals Google Data Studio, Power BI, Looker of Tableau. Deze tools kunnen verbinden met verschillende databronnen zoals een transactionele database, boekhoudsoftware of CRM systeem. Het is van belang om business logica te definiëren, dat wil zeggen, hoe verschillende datapunten zich met elkaar verhouden om zo te komen tot betekenisvolle overzichten en KPI’s. Ten slotte worden deze metrics gevisualiseerd in grafieken en diagrammen.

Simpel weergegeven ziet de architectuur er als volgt uit:

Bovenstaande geeft aan dat je al snel een data specialist of een financial met de juiste skills nodig hebt om eea op te zetten.

Storytelling

Zonder een achterliggend verhaal zeggen kale getallen niet zo veel. Uiteindelijk moeten dashboards leiden tot inzicht en actie. Data kan gebruikt worden om een verhaal te vertellen, ook wel ‘data storytelling’ genoemd. Door middel van de juiste weergave kunnen plotseling inzichten ontstaan, die anders niet waren opgevallen. En belangrijker nog, de gebruikers van het dashboard overtuigen dat een bepaalde actie kan leiden tot verandering.

Tips & tricks

• Probeer het dashboard zo simpel mogelijk te houden met alleen die informatie die minimaal nodig is. Je hebt al snel te veel informatie en daarmee is het dashboard minder effectief.
• De doelgroep van een dashboard moet deze ook daadwerkelijk (minimaal wekelijks) gebruiken. Bijvoorbeeld het sales dashboard als leidraad voor de wekelijkse sales meeting.
• Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Er zijn veel templates beschikbaar.
• Onderschat niet de technische uitdagingen die kunnen ontstaan als veel stakeholders afhankelijk worden van dashboards in een organisatie. Zorg dat je vroegtijdig je systeem goed opzet dat het schaalbaar is en door de jaren heen blijft functioneren.
• Data is nooit perfect. Je kunt niet altijd verwachten dat cijfers tot op de komma kloppen. Kritisch zijn blijft belangrijk, maar actie is belangrijker dan perfectie als het gaat om dashboards.
• Het koppelen van meerdere bronnen kan uitdagend zijn. Dit vergt vaak extra werk van de gebruikers van systemen (zoals CRM en boekhouding). Investeren in solide automatische koppelingen is het vaak meer dan waard.

Samenvatting

Wanneer je in een snel veranderende omgeving opereert, bijvoorbeeld als scale-up, zijn financiële dashboards een must. Met een dashboard beschik je real time over de belangrijkste informatie om beslissingen te kunnen nemen. Met de juiste hulp zijn dashboards redelijk snel op te zetten en zal er tijd vrijkomen die weer in de onderneming gestoken kan worden.